Checklist van dingen die je niet mag vergeten

Wat mag je nooit vergeten, wanneer je in een vzw-structuur zit?

Taalgebruik

1. Contracten en verbindingen moet je altijd aangaan als vereniging vzw, nooit als vereniging zonder vermelding van vzw. Als je vzw niet vermeldt, ben je eigenlijk in persoonlijke naam een verbintenis aan het tekenen.
2. Contracten en verbindingen moet je altijd ondertekenen in naam en voor rekening van. Anders heb je hetzelfde voor als in puntje 1.

Documenten die je moet bijhouden

1. Ledenregister waarin elke vrijwilliger is opgenomen;
2. Vereenvoudigde boekhouding (10 jaar lang!);
3. Alle bewijsstukken die bij je boekhouding horen (10 jaar lang!): d.w.z. elk kasticketje of elke factuur van eender welke uitgave (dat mag een kopie zijn);
4. Informatienota voor vrijwilligers: deze moet schriftelijk, digitaal of mondeling meegedeeld worden aan elke vrijwilliger van de organisatie.

Documenten die je moet binnenbrengen

1. Je statuten: bij de Rechtbank van Koophandel (bij oprichting);
2. Je statutenwijziging: bij de Rechtbank van Koophandel (enkel wanneer die gewijzigd worden);
3. Je bestuurswijziging: bij de Rechtbank van Koophandel (bij wijziging van het bestuur, gewoonlijk jaarlijks);
4. De jaarrekening: bij de Rechtbank van Koophandel (kleine vzw) of de Nationale Bank (zeer grote vzw's), ten laatste 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar.

Online registratie

Je moet ook geregistreerd zijn op het UBO register, wat staat voor Ultimate Beneficial Owners ofwel uiteindelijk begunstigden van je vzw. Dit kan online via de FOD Financiën. Doe je dit niet, kan je een boete krijgen. Let er dus op dat je dit tijdig blijft doen telkens je bestuur veranderd is!

Verzekeringen die je moet afsluiten

1. Vrijwilligersverzekering (verplicht);
2. Bestuursaansprakelijkheidsverzekering (sterk aangeraden);
3. Andere verzekeringen: bespreek het met je verzekeraar.