Een nota schrijven

Als mandataris ga je tijdens je carrière als studentenvertegenwoordiger toch op zijn minst een paar keer een nota moeten schrijven. Hoe doe je dat het best? Dat leer je hier.

Waarom een nota?

Denkproces: een nota helpt om je gedachten te structureren en uit te leggen.
Ter voorbereiding van een vergadering: zo moet je geen ellenlange presentatie geven. Vergaderdeelnemers kunnen je nota op voorhand doornemen. Je mag er steeds van uitgaan dat dat gebeurd is, zelfs al denk je dat dat niet zo is. Dat is belangrijk om de gewoonte mee te geven dat vergaderdeelnemers hun documenten op voorhand doornemen en niet wachten tot alles uitgelegd wordt op de vergadering. Zo kun je ook kostbare vergadertijd besparen.
Schriftelijke neerslag van een standpunt: dat is belangrijk voor wanneer je dit standpunt wilt meedelen aan de buitenwereld of wanneer je met dat standpunt naar een andere vergadering gaat.
Kennis voor je opvolgers: veel informatie gaat door de jaren heen verloren. Neergeschreven standpunten helpen om discussies niet elk jaar opnieuw te moeten voeren.

Welke soorten nota's zijn er?

Discussienota: dient voor intern gebruik en helpt om een discussie voor te bereiden en vorm te geven. Zo worden er niet in het wilde weg irrelevante argumenten aangehaald en weet iedereen op voorhand op welk punt ze best hun vragen of bedenkingen formuleren. In een discussienota moet je de discussiepunten duidelijk aangeven; indien mogelijk reeds met een aantal voorbeeldoplossingen en de pro’s en contra’s die daarbij horen.
Standpuntnota: dient om de mening van LOKO over een bepaald thema mee te nemen naar andere vergaderingen of te publiceren. Een standpuntnota is opgebouwd met een situering, de verschillende deelproblematieken en de goedgekeurde standpunten. Indien nodig kan het ook helpen om de argumenten die gebruikt zijn om tot een standpunt te komen, ook te vermelden, maar dat is niet noodzakelijk.
Nota: de 'nota' is uitgebreider dan een standpuntnota. De nota wordt zowel voor interne als externe vergaderingen gebruikt. Ze bevat strategische en operationele doelstellingen en een kader waarin het hele gebeuren zich situeert. De grens tussen een standpuntnota en een gewone nota is soms vrij vaag. Het gaat vaak gewoon om de uitgebreidheid ervan.

Welk proces moet een nota doorlopen?

De mandataris bereidt een inhoudelijke discussie schriftelijk voor. Dat vormt dan de discussienota.
Deze nota wordt gepresenteerd op de desbetreffende werkvergadering. Hier wordt dan inhoudelijke input gegeven en komt men tot een aantal mogelijke standpunten met pro’s en contra’s of mogelijk reeds tot een consensus.
Aan de hand van deze input maakt de mandataris een ontwerpstandpunt. Dat is een standpuntnota die nog niet goedgekeurd is.
Indien het onderwerp erom vraagt, kan er terug over gediscussieerd worden op de komende werkvergadering of op het algemeen bureau (afhankelijk van de tijdsdruk of de inhoud).
Met een afgewerkt ontwerpstandpunt kan dan naar de AV gegaan worden. Hier wordt:
- De tekst verder bediscussieerd: bij voorkeur is deze discussie zo kort mogelijk. Alle relevante informatie en kringstandpunten zouden reeds op een werkvergadering gegeven moeten zijn. Soms komt er echter een andere kijk op de zaak door andere ervaring en expertise van de aanwezigen op de AV. Dan kan de discussie opnieuw geopend worden.
- Één van meerdere standpunten goedgekeurd: indien uit een werkvergadering een oplijsting komt van verschillende opties, en geen consensus bereikt was, kan er op de AV gestemd worden over welke optie de voorkeur heeft. De werkvergadering heeft immers geen beslissingsbevoegdheid.
- Het standpunt goed- of afgekeurd. Indien er slechts één mogelijkheid is, kan het snel gaan. De AV stemt of ze akkoord is of niet.

Hoe structureer je een nota best?

Elk soort nota volgt best deze structuur:

Situering: dat is nodig zodat ook zij die niet mee zijn met het dossier, de achterliggende historie en argumenten, hun inbreng kunnen geven.
Probleemstelling
Discussiepunten
Voorstellen tot oplossing
Conclusie