Hoe sticht ik een vzw?

Je hebt de keuze gemaakt om van je vereniging een vzw te maken. Proficiat!

Wat je nodig hebt en wat je moet doen

Je vereniging moet wettelijk uit een algemene vergadering en een raad van bestuur bestaan. De algemene vergadering bepaalt het beleid van de vereniging en controleert de raad van bestuur. De raad van bestuur staat in voor de uitvoering van het beleid dat op de algemene vergadering bepaald is en kan ook helpen met de voorbereidingen van dat beleid.

De algemene vergadering moet minstens eenmaal per jaar worden samengeroepen en moet als minimum de jaarrekening en de begroting goedkeuren. Ze keurt ook goed wie er in de raad van bestuur mag zetelen en kwijt de voorgaande bestuurders. De algemene vergadering moet zeker samenkomen binnen de zes maand na afsluiting van het boekjaar om de rekening te kunnen goedkeuren.

Passen we deze structuur toe op de typische structuur van een kring, dan kunnen we drie geledingen onderscheiden.

1. Het dagelijks bestuur. Die kan je gelijkstellen aan je presidium. Zij staan in en zijn verantwoordelijk voor de dagdagelijkse werking. De praktische invulling hiervan kan je zeer vrij bepalen, gezien het dagelijks bestuur zeer beperkte aansprakelijkheid heeft.
2. De raad van bestuur. Die raad moet minstens drie leden bevatten. Je kan die raad laten samenvallen met enkele functies uit het dagelijks bestuur. Een logisch voorbeeld zou zijn dat de rvb bestaat uit de preses, de vice-preses of secretaris en de quaestor/financieel beheerder. Extra leden kan je vrij bepalen (aan de hand van je statuten). Zij moeten de begroting en de jaarrekening opstellen en zijn aansprakelijk voor bepaalde beslissingen.
3. De algemene vergadering moet minstens één lid meer bevatten dan de raad van bestuur. Typisch zetelen daar wat “oude zakken” in. Zij kunnen immers zorgen voor bestuurlijke continuïteit. De algemene vergadering controleert het werk dat de raad van bestuur heeft uitgevoerd.

Om een AV aan te stellen, dien je een stichtingsvergadering te houden, waar de AV en de leden van de raad van bestuur worden aangeduid. Je vzw heeft ook een zetel nodig. Dat is de locatie waar de vzw gevestigd is, bijvoorbeeld een kringlokaal. Spreek dan zeker af met de eigenaar van je kringlokaal of je de locatie wel mag gebruiken als maatschappelijke zetel.

Er moeten ook statuten worden opgemaakt. Die statuten moeten neergelegd worden bij de griffie van de rechtbank van koophandel. Deze worden dan gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De griffie vind je in Leuven te Vaartstraat 5 en is enkel geopend tijdens de voormiddag op weekdagen.

Samen met de statuten moet een formulier met de bestuurders naar de griffie gebracht worden. Voor oprichting van een vzw moeten luik A, B en C van aanvraagformulier I worden ingevuld. De vzw krijgt dan door de griffie een ondernemingsnummer toegewezen.