Richtlijnen politie bij het organiseren van events

Je kan de richtlijnen in pdf-formaat hier terugvinden.

Meldingsplicht ≠ vergunningsplicht

Alsmaar vaker worden wij in Leuven geconfronteerd met fuiven, cantussen, feestjes, kampvuren, BBQ, ontgroeningsopdrachten,... die niet gemeld of vergund zijn. Daardoor staan onze diensten soms voor pijnlijke verrassingen en kunnen zij jullie ook onvoldoende ondersteunen bij problemen, drukte, incidenten... . Het melden van elke activiteit in Leuven, zowel op openbaar domein als op privé terrein (!), is nochtans verplicht. Het niet-naleven van deze verplichting kan gesanctioneerd worden met een GAS-boete van 350 euro.

Je organiseert een event op het openbaar domein (op straat, plein, park, …)

Je hebt steeds een vergunning nodig. Daartoe stuur je het document ‘inname openbaar domein’ naar ‘innameopenbaardomein@leuven.be’. Veiligheidshalve stuur je deze aanvraag minstens 6 weken voor het event door. Aanvragen ingediend op minder dan 4 weken voor het event worden niet meer behandeld. Je dient de vergunning tijdens het event steeds bij te hebben. Organiseert je een niet-alledaagse activiteit? Contacteer de studenteninspecteur die je adviseert hoe je best je aanvraag verwoordt.

Je organiseert een event op privéterrein binnen (in fuifzaal, fakbar, gebouw KU Leuven…)

Je bent in dit geval steeds louter meldingsplichtig. Deze melding dient minstens 14 dagen voor het event te gebeuren en moet de aard van het event, de identiteit- en contactgegevens van de organisator en de plaats alsook het start- en einduur van het event te bevatten. De melding gebeurt via email naar de studenteninspecteur (niet via sociale media!), door het invullen van het document op de website van de Leuvense politie of door het te melden via de LOKO overlastkalender.

Je organiseert een event op privéterrein binnen maar met een impact op de omgeving (volkstoeloop, lawaai, geur, verkeershinder…)

Je bent eveneens vergunningsplichtig! Zie procedure uit punt 1. Je hebt uiteraard ook de toestemming nodig van de eigenaar van het privéterrein.

Je organiseert een event op privéterrein buiten (24u-loop op sportkot, cantus in Letterentuin, optreden in een tent, eetstandjes op grasplein voor Alma 3, muziek op binnenplein VHI…)

Je bent eveneens vergunningsplichtig! Zie procedure uit punt 1. Je hebt uiteraard ook de toestemming nodig van de eigenaar van het privéterrein.

Je organiseert een studentendoop, ontgroening of soortgelijke activiteit op openbaar domein en/of privéterrein

Volg de richtlijnen uit het charter: verplicht volgen infosessie + uitgebreide kennisgeving aan Studenteninspecteur. Je vraagt GEEN vergunning aan.

Regels inzake muziek en nachtlawaai

VLAREM – wetgeving: elektronisch versterkte muziek

Hou er rekening mee dat het volume van elektronisch versterkte muziek binnen in de fuifzaal wettelijk maar 85dB mag zijn. Buiten mag maximaal nog 35dB te meten zijn. Elke afwijking van deze ‘VLAREM’-normen dient vooraf aangevraagd te worden. Let op: afwijkingen worden zelden toegelaten. Overschrijding van de geluidsnormen is niet enkel een zaak voor de DJ, ook de organisator is strafbaar.

Algemeen strafrecht + Politiereglement Stad Leuven

Elk abnormaal storend lawaai moet vermeden worden, zeker tussen 22 en 7 uur. Om tegemoet te komen aan de klachten van buurtbewoners (en aldus een dreigende sluiting te verhinderen), gelden voor bepaalde fuifzalen bijzondere regels. Zo dient men bij fuiven in ALMA 2 onder andere de installatie te verbinden met apparatuur voor geluidsbegrenzing en stewards te plaatsen. Hierop wordt geen enkele uitzondering toegelaten, overleg dus met de DJ’s die door jullie geboekt worden!

Muziekvergunning stad Leuven

De wet rond elektronisch versterkte muziek (wet Schauvliege) verdeeld horecazaken in 3 categorieën voor elektronisch versterkte muziek.

Klasse I: de zaakvoerder mag maar tot 2u elektronisch versterkte muziek spelen over gemiddeld 85 dB(A) LAeq, 15min. (voorbeelden: Alma 1 & 3, Bebop)
Klasse II: de zaakvoerder mag 24/24u elektronisch versterkte muziek spelen over gemiddeld 95 dB(A) LAeq, 15min. (voorbeelden: Alma 2, fakbars, meeste cafés Oude Markt). Bijkomend dient een geluidsmeter geïnstalleerd te worden.

Tip: Bij organisatie van activiteiten en het gebruik van elektronisch versterkte muziek dient de bestaande vergunning van de zaak in het achterhoofd gehouden te worden. Afwijkingen dienen aangevraagd te worden bij stad Leuven via het formulier ‘inname openbaar domein’ Afwijking worden zelden toegestaan en dienen goed gemotiveerd te worden. Indien een vergunning wordt verleend hangen hier strikte voorwaarden aan vast. Neem eerst contact op met de studentenflik.

Tip

Wanneer je muziek speelt op je activiteit, dien je minstens 10 werkdagen op voorhand SABAM te verwittigen, anders betaal je 30% meer. Kijk ook na of je ‘Billijke Vergoeding’ dient te betalen!

Radio-wagen, flyeren, affiches...

Het gebruik van een radio-wagen of het flyeren op het openbaar domein is vergunningsplichtig en er worden heel wat bijkomende voorwaarden gesteld. Ook inzake affiches zijn er heel wat afspraken en regels te respecteren.

Casino- en pokeravonden

De wettelijke bepalingen inzake poker zijn duidelijk gesteld in art. 2.1 van de Kansspelwetgeving. Dit artikel geeft een duidelijke definitie van een kansspel: vanaf het ogenblik dat er sprake is van een inzet, winst van om het even welke aard en een toevalsfactor (poker) is dit een kansspel en dus verboden.

De strafmaat op het organiseren van illegale gokspelen is hoog. Wie een pokeravond wil organiseren, zal dus moeten zorgen dat deze niet beantwoordt aan de elementen uit de definitie. Dus: geen inkom (=verdoken inzet) vragen, geen fiches laten kopen, geen prijs voor de winnaar van het tornooi…! Er is wetgeving in de maak die verenigingen zal toelaten viermaal per jaar een pokeravond te organiseren. Deze is evenwel nog niet van kracht.

Voorbeeld van toegelaten pokeravond: Industria tijdens academiejaar 2009-2010. Concept: bij aankomst kopen de studenten een door hen gekozen aantal drankbonnetjes. Zij kunnen deze gebruiken (logischerwijs) om drank te kopen. Ze kunnen echter die drankbonnetjes ook gebruiken als inzet bij het pokeren. Er is geen prijzenpot, de winnaar drinkt gewoon de hele avond gratis op basis van de door hem/haar gewonnen bonnetjes.

Voorwaarden:

Er wordt geen inkom gevraagd om de zaal binnen te komen;
De prijs van de drankbonnen is de normale prijs voor een drankbon, elke verhoogde prijs is te zien als een (verboden) verdoken inzet;
Er is geen enkele prijs voorzien voor wie het tornooi wint. Zijn/haar enige voordeel is het kunnen opdrinken van de gewonnen bonnetjes;
De drankbonnen zijn niet terug inwisselbaar voor geld of enig ander voordeel of prijs.

Studentenstewards

Fuifzalen zijn momenteel zeer schaars in Leuven en bepaalde fuifzalen kreunen onder de kritiek van de omwonenden, met dreigende sluiting tot gevolg. Het is dan ook in het belang van alle studenten dat de overlast rond de fuifzalen zo beperkt mogelijk blijft. Wij vragen dan ook met aandrang om steeds voldoende stewards te plaatsen in de omgeving van de fuifzaal. Op een simpele vraag kan de studenteninspecteur langskomen om de vaste kern kort even te briefen.

Stewards hebben een voorbeeldfunctie en dienen zich dan ook absoluut te onthouden van alles wat ‘not done’ is voor de andere studenten. Het kan dan ook niet dat stewards zelf luid praten of roepen op straat, zelf alcohol staan te drinken of dronken zijn…. De fuiforganisator dient daar dan ook permanente aandacht aan te besteden (coaching + controle) en zijn stewards vooraf hierover duidelijk te informeren.

Varia

Alcoholsponsoring is verboden.
Waterpijpen zijn verboden op terreinen van de KU Leuven.
Verwittig steeds de buurtbewoners. Geef ze een contactnummer van de organisatie, zo vermijd je dat zij onmiddellijk politie bellen bij een klacht.
Omwille van de nabijheid van de luchthaven en omwille van de strijd tegen lichtpollutie, is het verboden skytracers of skyroses te plaatsen. Dat zijn de soort schijnwerpers en zoeklichten die naar de wolken gericht staan om de plaats van het evenement van ver zichtbaar te maken.
Organisatoren mogen hun bezoekers niet verplichten hun identiteitskaart te tonen. Zij kunnen in hun huishoudelijk reglement wel de verplichting inlassen om (op om het even welke manier) de leeftijd te bewijzen.
Je mag geld vragen voor het gebruik van de toiletten of de vestiaire. Houdt er wel rekening mee dat de gebruikers dan betalen voor een dienst. Dat beïnvloedt de verantwoordelijkheid van de organisator. Een onbewaakte, gratis vestiaire is op eigen verantwoordelijkheid. Een vestiaire waarvoor betaald wordt, valt onder de verantwoordelijkheid van de organisator.
Wordt er gebruik gemaakt van producten (rode vloeistof, dierenbloed,...) of voorwerpen (namaakwapens, maskers,...) waardoor er bij de burger of bij de interventiepolitie ook maar de minste verwarring kan ontstaan? Worden er handelingen gesteld (nep-ontvoeringen, nepgevechten,...) waardoor er bij de burger of bij de interventiepolitie ook maar de minste verwarring kan ontstaan? Meld dat dan UITDRUKKELIJK aan de studenteninspecteur!
Het maximaal aantal toegelaten bezoekers voor een locatie mag niet overschreden worden. Bij een incident (bv brand) zal de organisator mogelijk PERSOONLIJK aansprakelijk gesteld worden en aldus een gepeperde rekening voorgeschoteld krijgen, als het bezoekersaantal de toegelaten normen manifest overschrijdt.