Vergadertips

Om een succesvolle vergadering te leiden, kun je deze vijf pijlers volgen.

Vijf pijlers

Timing

Plan de vergadering niet op een moment dat veel mensen niet kunnen.
Op tijd komen = op tijd beginnen. Laatkomers kun je niet tolereren. Eventueel kun je een ludieke straf afspreken.
Beslis niet alleen wanneer je start, maar ook wanneer de vergadering moet eindigen.
Spreek vooraf af hoelang je kunt stilstaan bij elk punt.

Locatie

Vermijd vaste plaatsen. Ze leiden tot kliekjesvorming en verstarring van de vergadering.
Zorg dat eventuele kemphanen niet naast elkaar zitten.
Het is evident dat een aangename vergaderruimte noodzakelijk is. Zorg dat alles tijdig klaarstaat, zodat je stipt kunt beginnen.
Probeer ook eens rechtstaand te vergaderen!

Structuur en taakverdeling

Maak een vergaderstructuur op waar je je aan kunt houden.
Zet belangrijke/prioritaire punten vooraan en updates enz. meer naar achteren.
Maak duidelijk welke taak/opvolging/... voor wie is. Een duidelijke taakverdeling kan misverstanden voorkomen.

Agenda en verslag

Maak een duidelijke (maar niet te volle!) agenda en stuur die tijdig door. Maak duidelijk wat je bij elk punt bedoelt. Een goeie voorbereiding spaart tonnen tijd uit!
Een verslag zou in een ideale wereld moeten kunnen duidelijk maken aan een onbekende wat er gezegd is. Probeer daar naar te streven.
Overloop het vorige verslag voor de vergadering en vink af wat ondertussen in orde is gebracht (en wat niet).
Onderschat het belang van deze twee niet, ze bepalen in grote mate de kwaliteit van je vergadering!

Aandacht vs. afleiding

Laat niet altijd dezelfde mensen (of jezelf) aan het woord. Durf mensen aanduiden om te spreken. Verandering van spijs doet eten!
Sta niet te lang stil bij evidente dingen.
Zorg dat iedereen mee is. Vraag regelmatig 'is alles duidelijk?', zodat er niet nodeloos wordt geroezemoesd.
Houd het luchtig, er mag al eens gelachen worden.
Een drankje of hapje tijdens de vergadering moet kunnen, maar heuse maaltijden verorberen stoort.
Binnen en buiten lopen (of te laat komen) stoort.
Voorzie voor of na de vergadering een praatmoment, maar tijdens de vergadering is dat niet gepast.
Dwaal niet te ver af van de topics.