Vzw? Een goed idee!

Verschil tussen VZW en feitelijke vereniging

Het constitutief verschil tussen een feitelijke vereniging en een vzw ligt in het feit dat een vzw rechtspersoonlijkheid bezit waardoor ze juridisch als een aparte entiteit (een aparte 'persoon') wordt beschouwd.

VZW	Feitelijke vereniging
De vzw kan in eigen naam en voor eigen rekening eigendom verwerven, contracten afsluiten, leningen aangaan... Inkomsten verwerven kan eveneens, onder die voorwaarde dat ze geïnvesteerd worden in de werking. De leden van de vereniging zijn op dat moment niet persoonlijk gebonden. Bijgevolg kunnen zij niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. Dat geldt uiteraard op voorwaarde dat er geen fraude wordt gepleegd en de vereniging geleid wordt volgens het principe van 'goede huisvader'. Als er schuldeisers zijn, kunnen de leden van de vereniging niet op hun privévermogen aangesproken worden. Het vermogen en de bezittingen van een vereniging met rechtspersoonlijkheid zijn volledig eigendom van de vereniging en duidelijk onderscheiden van het vermogen en de bezittingen van de effectieve leden. Uiteraard blijft een doordachte financiële planning een noodzaak, zodat de organisatie geen fouten kan verweten worden.	Een feitelijke vereniging heeft geen enkele juridische grond, ze kan geen verbintenissen aangaan, geen eigendommen bezitten of schenkingen aanvaarden. De leden verbinden zich persoonlijk tot de 'verplichtingen' van de vereniging. Als namens de vereniging een contract wordt afgesloten, bv. voor de huur van een fuifzaal, dan geldt degene die ondertekent als contractant. Hij of zij is persoonlijk aansprakelijk. Leden kunnen persoonlijk aangesproken worden op hun eigen vermogen als er schuldeisers zijn.

Een vzw kan contracten afsluiten in naam van de vzw, terwijl een feitelijke vereniging dat niet kan. In een feitelijke vereniging moet de medewerker contracten afsluiten in persoonlijke naam. Als er dus iets misloopt, komt dat op de schouders van die persoon terecht. Ook zorgt een vzw voor bepaalde beschermingen voor vrijwilligers, kan ze als rechtspersoon bezitting hebben, kan ze overheidssubsidies aanvragen, etc.

Contracten, facturen of akten moeten opgesteld worden met de naam van de vereniging + de vermelding dat ze een vereniging zonder winstoogmerk is. Schrijf dus nooit "organisatie gaat de verbintenis aan", maar schrijf "organisatie vzw gaat de verbintenis aan". Anders is je contract toch in persoonlijke naam opgesteld.

Voordelen

Aansprakelijkheid

Enkel de vzw kan aansprakelijk gesteld worden op voorwaarde dat de rechtspersoonlijkheid tegenstelbaar is aan derden en dat de vereniging beheerd wordt als ‘een goede huisvader’. Let op: bij een grove fout of nalatigheid blijf je wel persoonlijk aansprakelijk.

Schuldeisers

Als er schuldeisers zijn, kunnen de leden van de vereniging niet persoonlijk vervolgd worden. Men moet zich richten tot de vzw als rechtspersoon.

Contracten in naam van vzw

Bij de ondertekening van een contract is het de rechtspersoon zelf, en niet de ondertekenaar, die aansprakelijk is. Uiteraard blijft een doordachte financiële planning een noodzaak, zodat de organisatie geen fouten kan verweten worden.

Nadelen

Administratieve verplichtingen

Het vzw-statuut houdt een aantal verplichtingen in op juridisch, boekhoudkundig en fiscaal vlak. Verplichtingen die de nodige opvolging vragen en dus als extra administratieve last kunnen worden beschouwd. Daarnaast is er een minimumstructuur verplicht (algemene vergadering + raad van bestuur) die een vlotte werking mogelijk bemoeilijkt. Het grote voordeel van een feitelijke vereniging is dat de administratieve verplichtingen quasi onbestaande zijn.

Kosten

Je statuten opstellen en laten publiceren in het Belgisch Staatsblad. Ook de samenstelling van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur (en elke wijziging) moet worden doorgegeven aan de griffie van de Rechtbank van Koophandel. Eventuele wijzigingen in statuten en de samenstelling van de Raad van Bestuur moeten eveneens gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. Als erkende vereniging bij LOKO wordt deze kost wel gedekt via subsidies.

Belastingen

Vzw’s zijn ook onderworpen aan de “jaarlijkse taks op vzw’s”. Iedere vereniging zonder winstoogmerk moet elk jaar nagaan of het vermogen waarover ze op 1 januari beschikt, een waarde heeft die de grens van € 25 000 al dan niet overschrijdt. Indien niet, bedraagt deze taks € 0.

Van je vereniging een vzw maken?

Wat je nodig hebt en wat je moet doen

Je vereniging moet wettelijk uit een algemene vergadering en een raad van bestuur bestaan. De algemene vergadering bepaalt het beleid van de vereniging en controleert de raad van bestuur. De raad van bestuur staat in voor de uitvoering van het beleid dat op de algemene vergadering bepaald is en kan ook helpen met de voorbereidingen van dat beleid.

De algemene vergadering moet minstens eenmaal per jaar worden samengeroepen en moet als minimum de jaarrekening en de begroting goedkeuren. Ze keurt ook goed wie er in de raad van bestuur mag zetelen en kwijt de voorgaande bestuurders. De algemene vergadering moet zeker samenkomen binnen de zes maand na afsluiting van het boekjaar om de rekening te kunnen goedkeuren.

Passen we deze structuur toe op de typische structuur van een kring, dan kunnen we drie geledingen onderscheiden.

Het dagelijks bestuur. Die kan je gelijkstellen aan je presidium. Zij staan in en zijn verantwoordelijk voor de dagdagelijkse werking. De praktische invulling hiervan kan je zeer vrij bepalen, gezien het dagelijks bestuur zeer beperkte aansprakelijkheid heeft.
De raad van bestuur. Die raad moet minstens drie leden bevatten. Je kan die raad laten samenvallen met enkele functies uit het dagelijks bestuur. Een logisch voorbeeld zou zijn dat de rvb bestaat uit de preses, de vice-preses of secretaris en de quaestor/financieel beheerder. Extra leden kan je vrij bepalen (aan de hand van je statuten). Zij moeten de begroting en de jaarrekening opstellen en zijn aansprakelijk voor bepaalde beslissingen.
De algemene vergadering moet minstens één lid meer bevatten dan de raad van bestuur. Typisch zetelen daar wat “oude zakken” in. Zij kunnen immers zorgen voor bestuurlijke continuïteit. De algemene vergadering controleert het werk dat de raad van bestuur heeft uitgevoerd.

Om een AV aan te stellen, dien je een stichtingsvergadering te houden, waar de AV en de leden van de raad van bestuur worden aangeduid. Je vzw heeft ook een zetel nodig. Dat is de locatie waar de vzw gevestigd is, bijvoorbeeld een kringlokaal. Spreek dan zeker af met de eigenaar van je kringlokaal of je de locatie wel mag gebruiken als maatschappelijke zetel.

Er moeten ook statuten worden opgemaakt. Die statuten moeten neergelegd worden bij de griffie van de rechtbank van koophandel. Deze worden dan gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De griffie vind je in Leuven te Vaartstraat 5 en is enkel geopend tijdens de voormiddag op weekdagen.

Samen met de statuten moet een formulier met de bestuurders naar de griffie gebracht worden. Voor oprichting van een vzw moeten luik A, B en C van aanvraagformulier I worden ingevuld. De vzw krijgt dan door de griffie een ondernemingsnummer toegewezen.

Op zoek naar meer info?

Op bezoek bij de Griffie: Formulieren
Op bezoek bij de Griffie: Tarieven
Kruispuntdatabank voor ondernemingen (raadplegen oude publicaties staatsblad)
Gids: vzw, een goed idee?
Richtlijnen jaarrekening
Voorbeeld jaarrekening (kleine vereniging)
Template begroting
Boekhouding (kleine vzw)
Voorbeeldstatuten