Stafmedewerkers bij LOKO

Staf Centraal

Algemene ondersteuning van de werking van LOKO en opvolging van zijn dienstverlening.

Algemeen

• Verzorgen van de permanentie en ontvangen de bezoekers op LOKO Centraal. Vormen van het eerste aanspreekpunt voor studenten/verenigingen
• Beheren van de correspondentievan LOKO
• Mee bijdragen aan de interne praktische werking van LOKO
• Ondersteunen van de organisatie van enkele projecten
• Beheren van studentencentrum 's Meiersstraat 5 samen met financieel beheerder
• Coördinatie van de vergader- en activiteitenkalender van LOKO
• Verzorgen van de interne communicatie op kantoor met de andere stafmedewerkers en mandatarissen
• Verzorgen van de uitleendienst van LOKO
• Oplossen van ad hoc problemen bij de kringen en verenigingen en hen ondersteunen waar mogelijk
• Begeleiden van studenten die stage lopen op LOKO Centraal

Inhoudelijk takenpakket

• Voorbereiden van de algemene vergaderingen en de werkvergaderingen Studentenbeleid: o.a. online plaatsen van agenda, documenten voorzien...
• Organisatie van projecten en evenementen (vb. de midweek, infostand inschrijvingen, de wervingscampagne, het Slotfeest van LOKO, de Plan Sjarels...)
• Opvolgen documentatie en archivering van de mandaten
• Instaan voor de inhoudelijke ondersteuning (zowel op bestuursvlak als op vertegenwoordigingsvlak) van de voorzitter en waar nodig andere bestuurders

Fuifzaal

• Drijvende motor achter fuifzaalproject
• Inhoudelijke ondersteuning van de (onder)voorzitter en waar nodig andere bestuurders inzake de zoektocht naar een nieuwe locatie voor fuifzaal Albatros
• Optreden als dossierbeheerder die de verschillende belanghebbende partijen rond tafel brengt en vorderingen in vooropgestelde doelen boekt

Huisbewaarder

• Opvolgen verhuur en reservaties van de vergaderlokalen, de tuin en de studentenkoten van studentencentrum ’s Meiers 5
• Coördineren van het onderhoud van het gebouw en de tuin. Verantwoordelijk voor het opknappen van kleine of dringende klusjes. Organiseren van structurele werken of investeringen waar nodig
• Beheren van de huissleutels
• Fungeren als aanspreekpunt voor de kotbewoners en waken over de goede orde en verstandhouding op kot
• Opvolgen en coördineren van het samen leven en werken in ’s Meiers 5 in samenspraak met het bestuur
• Organisatie en uitvoering van opruimacties, archivering, schilderwerken...

Administratieve ondersteuning kringverkiezingen

• Administratieve ondersteuning stemprocedure
• Opvolgen neutrale comités
• Verwerken verslagen van kringverkiezingen

Staf Financiën

Financiële ondersteuning van de werking van LOKO.

Algemeen

• Afhandelen correspondentie
• Praktische werken opvolgen en coördineren in samenspraak met algemeen beheerder
• Ondersteunen en mee bijdragen aan de algemene werking

Financieel takenpakket

• Opvolging uitgaven en inkomsten van de activiteiten en dagelijkse werking
• Uitvoeren van betalingen en inboeken betalingen
• Opstellen van facturen en beheer onkostennota’s
• Financieel overzicht in samenwerking met algemeen beheerder
• Ondersteuning boekhouding van nauw verbonden organisaties
• Ondersteuning bedrijvenrelaties & sponsoring

Werkings- en projectsubsidies en erkenningen

• Advies verlenen aan studenten, kringen of verenigingen in verband met subsidieprocedure
• Subsidiereglementen en formulieren opstellen en toegankelijk maken
• Subsidieaanvragen verwerken
• Voorbereiden subsidiecommissies
• Erkenningen verwerken en communiceren

Huurwaarborgen

• Opstarten en opvolgen van huurwaarborgzaken in samenwerking met de LOKO advocaat
• Eerste aanspreekpunt voor studenten bij huurwaarborgproblemen

Staf Vorming

• Vormingsprogramma samenstellen, uitvoeren en naar buiten brengen in samenwerking met ondervoorzitter
• Samenstellen van een poule vormingsgevers
• Aanvullen en ontsluiten van de kennisdatabank
• Brochures opstellen om studentenorganisaties te ondersteunen bij hun werking
• Actief nadenken over vernieuwing van het vormingsaanbod
• Vormingsevenementen organiseren zoals vormingsmoment tijdens de midweek, het Studentencongres...

Staf Internationaal

Supporting the Coordinator in several fields.

General

• Several administrative tasks (writing reports of meetings, e-mail correspondence, updating the website and calendar)
• Maintaining the weekly office hours of LOKO International at Pangaea (exact office hours to be discussed with the coordinator) where the Officer helps the international students, ISA’s and student unions and serves as a first contact point for international students
• Preparing the work meetings of LOKO International
• Stimulating both local and international students to participate in events organised with the purpose of integrating the two groups (Orientation Days)
• Supporting the central division of LOKO when needed
• Supporting the coordinator in the organisation of workshops and training for the student unions and ISA’s regarding the representation of international students
• Supporting the coordinator in the organisation of projects (Orientation Days)
• Working on the internal projects within LOKO International (FAQ database, website, international policy)

Communication

• Supporting and informing the ISA’s and the student unions regarding organisational issues and international policies (during permanence hours)
• Being a contact person for international students with problems and when needed, referring the student to relevant KU Leuven services
• Keeping in touch with the International Students Cell, Pangaea, student unions, ISA’s and the international students

Staf Communicatie

Ondersteuning van de werking van de communicatie van LOKO en grafische vormgeving.

Grafische vormgeving

• Ontwerpen en onderhouden van een huisstijl voor de organisatie
• Ontwerpen van promomateriaal voor activiteiten, campagnes en gadgets: brochures, posters, boekjes, textiel, flyers, visitekaartjes...
• Ontwerpen van visuals voor sociale media en de LOKO-website
• Coördinatie van het jaarverslag (overzicht teksten + lay-out)
• Lay-outen van info- en vormingsbrochures
• Monteren van beeldmateriaal van LOKO indien mogelijk
• Eventueel nemen van foto's tijdens LOKO-activiteiten in onderling overleg met het communicatieteam

Algemeen

• Aansturen stagiairs grafisch ontwerp
• Aanwezigheid op communicatievergaderingen en notuleren
• Communicatiebeleid van LOKO helpen uitwerken in overleg met de coördinator

Jobstudent Cultuur

• Notuleren op cultuurvergaderingen
• Administratieve fondswerving (sponsoring en subsidies)
• Administratie: correspondentie, website, draaiboeken, sociale media
• Inhoudelijke en praktische ondersteuning bij de evenementen van cultuur zoals bijvoorbeeld Ithaka, IFTF...
• Adviseren cultuurverantwoordelijken van de kringen

Jobstudent Sport

• Ondersteunen Coördinator Sport
• Ondersteunen en notuleren van teamvergaderingen
• Sponsorwerving in samenspraak met stagiairs
• Administratie en boekhouding LOKO Sport
• Inhoudelijke en praktische ondersteuning bij de evenementen van sport zoals bijvoorbeeld 24 urenloop, Survival of the student...
  • Budget opstellen per evenement
  • Promotie
  • Offertes aanvragen
  • Logistieke ondersteuning (reservatie materiaal en locatie)
  • Opbouw en afbraak
  • Permanentie tijdens het evenement zelf
  • Ondersteuning stagiairs
• Beheer en inventarisering LOKO Sport uitleendienst (reservaties, waarborgen en eventuele investeringen)
• Het up-to-date houden en opvolgen van de Interfacultaire Beker (reservaties veldjes, competitie tabellen opstellen, uitslagen verwerking, wekelijks spelschema doorsturen)
• Adviseren sportverantwoordelijken van de kringen

Redactiesecretaris Veto

Ondersteunen van de dagelijkse werking van Veto.

Algemeen

• Ordelijkheid en permanentie op de redactie
• Postbedeling op kantoor
• Technische verwezenlijking van de krant
• Distributie van de kranten
• Onderhoud van de website
• Algemeen administratief en boekhoudkundig werk

Specifiek

• Beheren externe correspondentie Veto
• Beheer van sociale media
• Organiseren van wekelijkse interne communicatie met de redactiemedewerkers
• Beheren van kassa en kasboek
• Verantwoordelijk voor contact met adverteerders
• Permanentie op de redactie
• Coördinatie van de verspreiding van de Veto’s (Vetokar)
• Contact met de drukker