Stafmedewerkers bij LOKO

Staf Centraal

Algemene ondersteuning van de werking van LOKO en opvolging van zijn dienstverlening.

Algemeen

Verzorgen van de permanentie en ontvangen de bezoekers op LOKO Centraal. Vormen van het eerste aanspreekpunt voor studenten/verenigingen
Beheren van de correspondentievan LOKO
Mee bijdragen aan de interne praktische werking van LOKO
Ondersteunen van de organisatie van enkele projecten
Beheren van studentencentrum 's Meiersstraat 5 samen met financieel beheerder
Coördinatie van de vergader- en activiteitenkalender van LOKO
Verzorgen van de interne communicatie op kantoor met de andere stafmedewerkers en mandatarissen
Verzorgen van de uitleendienst van LOKO
Oplossen van ad hoc problemen bij de kringen en verenigingen en hen ondersteunen waar mogelijk
Begeleiden van studenten die stage lopen op LOKO Centraal

Inhoudelijk takenpakket

Voorbereiden van de algemene vergaderingen en de werkvergaderingen Studentenbeleid: o.a. online plaatsen van agenda, documenten voorzien...
Organisatie van projecten en evenementen (vb. de midweek, infostand inschrijvingen, de wervingscampagne, het Slotfeest van LOKO, de Plan Sjarels...)
Opvolgen documentatie en archivering van de mandaten
Instaan voor de inhoudelijke ondersteuning (zowel op bestuursvlak als op vertegenwoordigingsvlak) van de voorzitter en waar nodig andere bestuurders

Fuifzaal

Drijvende motor achter fuifzaalproject
Inhoudelijke ondersteuning van de (onder)voorzitter en waar nodig andere bestuurders inzake de zoektocht naar een nieuwe locatie voor fuifzaal Albatros
Optreden als dossierbeheerder die de verschillende belanghebbende partijen rond tafel brengt en vorderingen in vooropgestelde doelen boekt

Huisbewaarder

Opvolgen verhuur en reservaties van de vergaderlokalen, de tuin en de studentenkoten van studentencentrum ’s Meiers 5
Coördineren van het onderhoud van het gebouw en de tuin. Verantwoordelijk voor het opknappen van kleine of dringende klusjes. Organiseren van structurele werken of investeringen waar nodig
Beheren van de huissleutels
Fungeren als aanspreekpunt voor de kotbewoners en waken over de goede orde en verstandhouding op kot
Opvolgen en coördineren van het samen leven en werken in ’s Meiers 5 in samenspraak met het bestuur
Organisatie en uitvoering van opruimacties, archivering, schilderwerken...

Administratieve ondersteuning kringverkiezingen

Administratieve ondersteuning stemprocedure
Opvolgen neutrale comités
Verwerken verslagen van kringverkiezingen

Staf Financiën

Financiële ondersteuning van de werking van LOKO

Algemeen

Afhandelen correspondentie
Praktische werken opvolgen en coördineren in samenspraak met algemeen beheerder
Ondersteunen en mee bijdragen aan de algemene werking

Financieel takenpakket

Opvolging uitgaven en inkomsten van de activiteiten en dagelijkse werking
Uitvoeren van betalingen en inboeken betalingen
Opstellen van facturen en beheer onkostennota’s
Financieel overzicht in samenwerking met algemeen beheerder
Ondersteuning boekhouding van nauw verbonden organisaties
Ondersteuning bedrijvenrelaties & sponsoring

Werkings- en projectsubsidies en erkenningen

Advies verlenen aan studenten, kringen of verenigingen in verband met subsidieprocedure
Subsidiereglementen en formulieren opstellen en toegankelijke maken
Subsidieaanvragen verwerken
Voorbereiden subsidiecommissies
Erkenningen verwerken en communiceren

Huurwaarborgen

Opstarten en opvolgen van huurwaarborgzaken in samenwerking met de LOKO advocaat
Eerste aanspreekpunt voor studenten bij huurwaarborgproblemen

Staf Vorming

Vormingsprogramma samenstellen, uitvoeren en naar buiten brengen in samenwerking met ondervoorzitter
Samenstellen van een poule vormingsgevers
Aanvullen en ontsluiten van de kennisdatabank
Brochures opstellen om studentenorganisaties te ondersteunen bij hun werking
Actief nadenken over vernieuwing van het vormingsaanbod
Vormingsevenementen organiseren zoals vormingsmoment tijdens de midweek, het Studentencongres...

Staf Internationaal

Supporting the Coordinator in several fields

General

Several administrative tasks (writing reports of meetings, e-mail correspondence, updating the website and calendar)
Maintaining the weekly office hours of LOKO International at Pangaea (exact office hours to be discussed with the coordinator) where the Officer helps the international students, ISA’s and student unions and serves as a first contact point for international students
Preparing the work meetings of LOKO International
Stimulating both local and international students to participate in events organised with the purpose of integrating the two groups (Orientation Days)
Supporting the central division of LOKO when needed
Supporting the coordinator in the organisation of workshops and training for the student unions and ISA’s regarding the representation of international students
Supporting the coordinator in the organisation of projects (Orientation Days)
Working on the internal projects within LOKO International (FAQ database, website, international policy)

Communication

Supporting and informing the ISA’s and the student unions regarding organisational issues and international policies (during permanence hours)
Being a contact person for international students with problems and when needed, referring the student to relevant KU Leuven services
Keeping in touch with the International Students Cell, Pangaea, student unions, ISA’s and the international students

Staf Communicatie

Ondersteuning van de werking vande communicatie van LOKO en grafische vormgeving"""

Grafische vormgeving

Ontwerpen en onderhouden van een huisstijl voor de organisatie
Ontwerpen van promomateriaal voor activiteiten, campagnes en gadgets: brochures, posters, boekjes, textiel, flyers, visitekaartjes...
Ontwerpen van visuals voor sociale media en de LOKO-website
Coördinatie van het jaarverslag (overzicht teksten + lay-out)
Lay-outen van info- en vormingsbrochures
Monteren van beeldmateriaal van LOKO indien mogelijk
Eventueel nemen van foto's tijdens LOKO-activiteiten in onderling overleg met het communicatieteam

Algemeen

Aansturen stagiairs grafisch ontwerp
Aanwezigheid op communicatievergaderingen en notuleren
Communicatiebeleid van LOKO helpen uitwerken in overleg met de coördinator

Jobstudent Cultuur

Ondersteuning van werking van LOKO Cultuur

Notuleren op cultuurvergaderingen
Administratieve fondswerving (sponsoring en subsidies)
Administratie: correspondentie, website, draaiboeken, sociale media
Inhoudelijke en praktische ondersteuning bij de evenementen van cultuur zoals bijvoorbeeld Ithaka, IFTF...
Adviseren cultuurverantwoordelijken van de kringen

Jobstudent Sport

Ondersteuning van de werking van LOKO Sport

Ondersteunen Coördinator Sport
Ondersteunen en notuleren van teamvergaderingen
Sponsorwerving in samenspraak met stagiairs
Administratie en boekhouding LOKO Sport
Inhoudelijke en praktische ondersteuning bij de evenementen van sport zoals bijvoorbeeld 24 urenloop, Survival of the student,...:
- Budget opstellen per evenement
- Promotie
- Offertes aanvragen
- Logistieke ondersteuning (reservatie materiaal en locatie)
- Opbouw en afbraak
- Permanentie tijdens het evenement zelf
- Ondersteuning stagiairs
Beheer en inventarisering LOKO Sport uitleendienst (reservaties, waarborgen en eventuele investeringen)
Het up-to-date houden en opvolgen van de Interfacultaire Beker (reservaties veldjes, competitie tabellen opstellen, uitslagen verwerking, wekelijks spelschema doorsturen)
Adviseren sportverantwoordelijken van de kringen

Redactiesecretaris Veto

Ondersteunen van de dagelijkse werking van Veto

Algemeen

Ordelijkheid en permanentie op de redactie
Postbedeling op kantoor
Technische verwezenlijking van de krant
Distributie van de kranten
Onderhoud van de website
Algemeen administratief en boekhoudkundig werk

Specifiek

Beheren externe correspondentie Veto
Beheer van sociale media
Organiseren van wekelijkse interne communicatie met de redactiemedewerkers
Beheren van kassa en kasboek
Verantwoordelijk voor contact met adverteerders
Permanentie op de redactie
Coördinatie van de verspreiding van de Veto’s (Vetokar)
Contact met de drukker

Overzicht Inleiding tot LOKO